Mein beruflicher Vorsatz für 2012: meine Arbeitszeit sinnvoller nutzen! Zusammen mit unseren Facebook-Followern habe ich mich auf die Suche nach den häufigsten Zeitfressern gemacht. Dabei wurden immer wieder die gleichen Punkte genannt:
Kontrolle von E-Mails und Ablenkung durch Social Media Kanälen
Experten für Arbeitsproduktivität predigen es seit Jahren: E-Mails sollten nicht ständig kontrolliert werden sondern es reicht völlig aus, sie in festen Zeitabständen von beispielsweise 90 Minuten zu aktualisieren. Wer ständig auf den Button „Aktualisieren“ klickt, wird aus der Arbeit rausgerissen und kann sich nur mit halber Aufmerksamkeit seiner eigentlichen Arbeit widmen. Ähnliches gilt für Social Media Aktivitäten. Auch hierfür lohnt es sich, feste Zeiten einzuplanen.
Meetingmarathons
Meetings sind wichtig um Entscheidungen zu treffen, alle Beteiligten auf einen Wissenstand zu bringen oder gemeinsam neue Ideen zu entwickeln. Doch wenn Besprechungen zeitraubend und ineffektiv sind, lähmen sie eher und halten von der Arbeit ab. Die folgenden Maßnahmen helfen dabei, Besprechungen zu straffen und den Kalender freu zu schaufeln:
- Einen besprechungslosen Tag einführen – entweder für die ganze Firma oder Sie blocken sich einen Tag pro Woche in Ihrem Kalender.
- Dauer des Meetings von Besprechungen auf 30-45 Minuten begrenzen – danach lassen Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach.
- Das Mittagessen für ein Geschäftsessen nutzen. Die Besprechungsdauer ist so automatisch auf die Essenszeit begrenzt.
- Themen für eine Besprechung vorab definieren und an alle Teilnehmer versenden. So können sich alle vorab auf das Meeting vorbereiten und wenn es keine Themen gibt, fällt die Besprechung eben aus.
Fallen Ihnen noch weitere Zeitfresser ein? Und wie kann man beikommen?
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Weitere Zeitfresser sind: Mangelnder Informationsfluss. Beispiel: Sachbearbeiter A wird krank oder hat Urlaub oder ist aus sonstigen Gründen nicht erreichbar. Sachbearbeiter B muss bei mangelnder Dokumentation sehr viel Zeit aufwenden um den Verlauf und den aktuellen Stand eines Vorgangs zu erfassen.