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Bei vielen Unternehmen beschränken sich die internen Anweisungen für E-Mails und Internetnutzung auf technische und gesetzliche Aspekte. Verhaltensvorschriften für den Umgangston und das Miteinander im Netz fehlen indes – auch wenn inzwischen fast jeder Mitarbeiter Mails mit Firmenabsender versenden kann. Dabei helfen schon einfache Regeln, Missklängen beim Mailkontakt vorzubeugen. Ein kleiner Knigge mit entsprechenden Rechtsvorschriften für E-Mails im Geschäftsalltag:
5 Regeln für Business-Mails:
- Emotional belastende Mails nicht sofort beantworten! Eine Nacht darüber schlafen. Das verringert das Risiko, etwas zu übersehen oder über zu reagieren. Achtung: Freitags nach 17 Uhr werden oft die E-Mails versandt, in denen man es anderen noch einmal so richtig zeigen will. Vor allem in nachts verfassten Mails vergreifen sich die Autoren schnell einmal im Ton, vor allem, wenn Alkohol mit im Spiel ist. Andererseits gilt: E-Mails sollten binnen 24 bis 48 Stunden beantwortet sein und, falls es doch mal länger dauert, ein Zwischenbescheid gesendet werden.
- Keine Massenmails mit offenen Empfängerlisten! E-Post an Empfängerlisten, die sich untereinander nicht kennen, gilt nicht nur als unhöflich – Empfänger müssen auch grundsätzlich eingewilligt haben, ihre E-Mailadressen dürfen Dritten nicht angezeigt werden! Kunden und Geschäftspartner lieben das Gefühl, exklusiv behandelt zu werden. Ebenso unhöflich ist es, interne Memos über Standardverteiler an zahlreiche Mitarbeiter zu senden, wenn der Inhalt gar nicht alle betrifft. Einfache Grundregel bei der Adressierung: AN, den es betrifft, CC, die davon wissen sollten, BCC verboten.
- Originalbetreff nicht ändern! Die Antwort sollte stets die gleiche Betreffzeile haben wie die Ursprungsmail. Das erleichtert die Zuordnung – beim Empfänger wie beim Absender. Programme wie Outlook oder Thunderbird unterstützen die “Thread-Darstellung”, Gesprächsverläufe lassen sich so anhand der Betreffzeile visualisieren. Ferner gilt: Aussagekräftige Betreffzeile verwenden, zum Beispiel “Termin am 23.4. in Duisburg” statt nur “Termin”.
- Datensalat und Emotionen vermeiden! Die E-Mail besteht nur aus normalem Text. Beschränken Sie die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten (z. B. HTML, Powerpoint, PDF) auf die Anhänge. Sie wissen nicht, mit welchem Gerät oder Programm der Empfänger seine Mail öffnet – oder ob er die E-Mails mit einem Smartphone abruft, das kein Lesen von Anhängen unterstützt. Auch verpönt: Massenhafte Anwendung von Zeichen, die Emotionen ausdrücken sollen, beispielsweise
– so genannte “Emoticons”. - Die Signatur unter der E-Mail muss stimmen! Die für Geschäftsbriefe gesetzlich vorgeschriebenen Angaben – wie Unternehmensbezeichnung, Inhaber, ladungsfähige Anschrift, Registernummer, Geschäftsführer – sind auch für E-Mails gesetzlich vorgeschrieben. Bei Einzelpersonen reichen Inhaber und ladungsfähige Anschrift. Ein vorteilhafter Nebeneffekt: Möchte der Empfänger sie beispielsweise zurückrufen, findet er ohne große Suche Ihre Telefonnummer direkt unter der betreffenden E-Mail. PS: Diese Signatur nicht mit der “digitalen Signatur” (Kryptographie) verwechseln.
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